digitalMamaID – Tidak sedikit usaha kecil terlihat ramai pembeli setiap hari. Produk terjual, uang terus berputar, dan aktivitas usaha berjalan seperti biasa. Namun di balik kesibukan itu, sebagian pelaku Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) ternyata belum benar-benar mengetahui apakah usaha yang dijalankan menghasilkan keuntungan atau tidak. Masalahnya sederhana tetapi cukup mendasar, yaitu pencatatan keuangan belum dilakukan secara konsisten.
Kondisi tersebut terlihat dalam Workshop Keuangan Digital dan Strategi Media Sosial yang diselenggarakan oleh Kementerian Komunikasi dan Digital bersama Narai Coder di Palangka Raya, 02 Maret 2026. Dari hasil diskusi dan praktik selama kegiatan, sekitar 90 persen peserta diketahui baru pertama kali mencoba menggunakan pencatatan keuangan digital. Bahkan, sekitar 80 persen peserta sebelumnya belum memiliki sistem pencatatan keuangan manual dalam menjalankan usahanya.
Mayoritas peserta workshop tersebut merupakan pemilik usaha rumahan yang dijalankan secara mandiri. Banyak di antaranya adalah ibu rumah tangga yang mengelola usaha dari rumah. Kondisi ini sering membuat pencatatan keuangan usaha belum dilakukan secara terpisah dari keuangan keluarga, sehingga pelaku usaha kesulitan mengetahui secara pasti keuntungan yang diperoleh.
Praktik keuangan masih bersifat informal
Kepala Divisi Keuangan Lembaga Pendidikan Teknologi Informasi dan Bisnis Nurlin Amalia mengatakan, pengelolaan keuangan UMKM di daerah masih banyak dilakukan secara informal. Dalam praktik sehari-hari, pemasukan dari penjualan sering langsung digunakan untuk membeli bahan, membayar kebutuhan operasional, atau bahkan kebutuhan rumah tangga tanpa pencatatan yang jelas.
“Akibatnya, aliran uang dalam usaha menjadi sulit dilacak dan tidak jelas ke mana mengalirnya,” ujar Nurlin saat ditemui digitalMamaID usai kegiatan pendampingan pelaku usaha di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalimantan Tengah, di Palangka Raya, Senin, 02 Maret 2026.
Kondisi ini membuat pelaku usaha kesulitan mengetahui kondisi keuangan bisnisnya secara terukur. Usaha mungkin terlihat laku setiap hari, tetapi pemilik usaha tidak dapat memastikan berapa sebenarnya keuntungan yang diperoleh. Bahkan, tidak sedikit usaha kecil yang telah berjalan selama beberapa tahun tanpa memiliki catatan keuangan sejak awal berdiri.
Menurut Nurlin, selain kebiasaan yang belum terbentuk, tantangan lain yang muncul adalah rendahnya pemahaman tentang pencatatan keuangan digital. Sebagian pelaku usaha belum familiar menggunakan tools sederhana seperti Microsoft Excel atau Google Spreadsheet. Padahal, aplikasi tersebut dapat membantu membuat pencatatan transaksi secara otomatis dan lebih rapi.
Literasi keuangan digital saat ini dinilai masih menjadi pekerjaan rumah yang perlu diperkuat, terutama bagi pelaku usaha mikro. “Ketika template pencatatan sudah disediakan sekalipun, beberapa pelaku usaha masih mengalami kesulitan dalam mengakses, mengisi data, atau memahami hasil perhitungannya,” kata dia.
Tanpa catatan, sulit mengukur perkembangan usaha
Pencatatan keuangan sebenarnya memiliki peran penting dalam melihat kesehatan sebuah usaha. Dari laporan keuangan sederhana, pelaku usaha dapat mengetahui apakah bisnisnya mengalami keuntungan, penurunan, atau bahkan kerugian dalam periode tertentu. Catatan tersebut juga menjadi dasar dalam mengambil keputusan penting, seperti menentukan strategi penjualan, menambah produksi, atau mengevaluasi keberlanjutan usaha.
Tanpa pencatatan, masalah yang sering muncul antara lain:
-
- Pencampuran uang pribadi dan uang usaha
- Arus kas tidak jelas
- Tidak mengetahui besar keuntungan atau kerugian
- Sulit melihat perkembangan usaha dari waktu ke waktu
Mulai dengan pencatatan keuangan sederhana
Nurlin menyarankan bahwa pencatatan keuangan sebenarnya tidak harus dimulai dengan sistem yang rumit. Pelaku usaha bisa memulai dari langkah sederhana. Langkah pertama adalah memisahkan uang pribadi dan uang usaha, misalnya dengan menggunakan dompet atau rekening yang berbeda.
Selanjutnya, pelaku usaha dapat membuat buku kas harian yang mencatat pemasukan dan pengeluaran setiap hari. Catatan ini berisi informasi sederhana seperti tanggal transaksi, keterangan, jumlah pemasukan, pengeluaran, dan saldo. Dari catatan harian tersebut, data kemudian dapat direkap setiap bulan untuk melihat gambaran arus kas usaha.
“Mengatur dan mencatat keuangan bisa secara konvensional menggunakan buku besar ataupun budgeting manual dengan plot pos-pos kebutuhan. Atau menggunakan aplikasi keuangan yang dapat membantu pemantauan perkembangan usaha,” tambahnya.
Melansir majoo.id, aplikasi keuangan dapat membantu pelaku usaha mempercepat proses pembuatan laporan keuangan yang sebelumnya sering dilakukan secara manual dan memakan waktu. Dengan sistem digital, pencatatan transaksi dapat dilakukan lebih praktis dalam satu proses sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien. Selain itu, aplikasi keuangan juga membantu meningkatkan akurasi pencatatan karena perhitungan dilakukan secara otomatis sehingga meminimalkan risiko kesalahan.
Penggunaan aplikasi keuangan juga mendukung transparansi dalam pengelolaan bisnis. Data transaksi tercatat secara sistematis sehingga lebih mudah dilacak dan dapat mengurangi potensi kecurangan. Di sisi lain, sistem digital juga dirancang dengan fitur keamanan tertentu untuk melindungi data keuangan yang tersimpan di perangkat seperti komputer maupun smartphone.
Tidak hanya itu, aplikasi keuangan juga memudahkan pelaku usaha dalam memantau berbagai aspek bisnis, mulai dari inventaris, utang piutang, hingga pembuatan faktur. Dengan fitur yang fleksibel, pencatatan keuangan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, sehingga membantu pelaku usaha mengambil keputusan bisnis dengan lebih cepat dan tepat.
Pilihan aplikasi keuangan sampai yang lengkap
Seiring berkembangnya teknologi, kini banyak aplikasi yang dapat membantu pelaku UMKM mencatat keuangan usaha dengan lebih mudah.
1. Google Spreadsheet atau Microsoft Excel
Merupakan pilihan paling sederhana untuk memulai pencatatan digital. Pelaku usaha cukup membuat tabel dengan kolom tanggal, keterangan, pemasukan, pengeluaran, dan saldo.
Cara memulai:
-
- Buka Google Spreadsheet atau Excel
- Gunakan template buku kas sederhana
- Catat setiap transaksi harian
- Rekap data setiap akhir bulan
2. Aplikasi Buku Kas di ponsel
Bagi pelaku usaha yang lebih nyaman menggunakan ponsel, tersedia berbagai aplikasi buku kas yang dapat membantu mencatat transaksi secara praktis. Aplikasi ini biasanya menyediakan laporan otomatis sehingga pelaku usaha bisa melihat ringkasan keuangan dengan lebih mudah.
Cara memulai:
-
- Unduh aplikasi buku kas di ponsel
- Buat akun dan pilih jenis usaha
- Catat pemasukan dan pengeluaran setiap hari
- Gunakan fitur laporan untuk memantau kondisi usaha
3. Aplikasi akuntansi yang lebih lengkap
Jika usaha mulai berkembang, pelaku UMKM dapat menggunakan aplikasi yang lebih lengkap seperti Accurate, Zahir, Majoo, atau Jurnal. Aplikasi ini biasanya menyediakan berbagai fitur tambahan seperti pengelolaan stok barang, pencatatan transaksi otomatis, laporan laba rugi, hingga pengelolaan pajak usaha. Beberapa aplikasi bahkan sudah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi di Indonesia.
Sebagian besar aplikasi tersebut juga menyediakan masa uji coba gratis sehingga dapat dicoba terlebih dahulu.
Cara memulai:
-
- Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan usaha.
- Manfaatkan masa uji coba gratis yang biasanya tersedia.
- Masukkan data awal usaha seperti daftar produk dan harga.
- Catat transaksi penjualan dan pembelian melalui aplikasi.
- Gunakan laporan otomatis untuk melihat kondisi keuangan usaha.
- Dengan sistem yang lebih terintegrasi, pelaku usaha dapat memantau perkembangan bisnis secara lebih profesional.
Beberapa aplikasi dengan akuntasi lebih lengkap:
a. Majoo
Majoo termasuk aplikasi yang relatif mudah digunakan oleh pelaku usaha yang baru memulai pencatatan digital. Sistemnya lebih berfokus pada operasional harian seperti kasir digital (POS), pencatatan penjualan, pengelolaan stok, hingga manajemen karyawan. Karena transaksi langsung tercatat melalui sistem kasir, pelaku usaha tidak perlu memahami akuntansi secara mendalam untuk mulai menggunakan aplikasi ini. Aplikasi Majoo dapat diunduh secara gratis di Google Play Store, namun fitur lengkapnya tersedia melalui paket berlangganan.
b. Zahir Accounting
Zahir Accounting lebih menitikberatkan pada pengelolaan pembukuan dan laporan keuangan bisnis. Aplikasi ini dikenal cukup ramah bagi pemula, tetapi sudah menyediakan berbagai fitur analisis bisnis seperti laporan laba rugi, neraca, serta arus kas. Karena itu, Zahir cocok digunakan oleh pelaku usaha yang ingin mulai menata pembukuan bisnis secara lebih sistematis. Seperti aplikasi bisnis lainnya, pengguna biasanya dapat mencoba versi percobaan terlebih dahulu sebelum menggunakan layanan berbayar.
c. Jurnal by Mekari
Jurnal menjadi pilihan yang tepat bagi bisnis yang mulai berkembang, terutama yang memiliki banyak transaksi digital atau beroperasi secara online. Keunggulan utamanya terletak pada integrasi dengan berbagai sistem lain, seperti aplikasi perpajakan, HR, hingga marketplace. Dengan sistem berbasis cloud, pelaku usaha dapat memantau laporan keuangan secara real time dari berbagai perangkat. Aplikasi ini juga tersedia dalam versi mobile, sementara fitur lengkapnya dapat digunakan melalui paket berlangganan.
d. Accurate Online
Accurate Online menawarkan fitur yang lebih lengkap untuk bisnis dengan kebutuhan pencatatan yang lebih kompleks, terutama dalam manajemen stok dan proses produksi. Sistem ini mampu menangani pengelolaan persediaan yang lebih rinci, laporan keuangan yang komprehensif, serta integrasi perpajakan yang disesuaikan dengan regulasi di Indonesia. Karena itu, aplikasi ini sering digunakan oleh bisnis menengah hingga perusahaan yang memiliki proses operasional lebih kompleks. Accurate Online biasanya menyediakan masa uji coba sebelum pengguna berlangganan untuk penggunaan penuh.
Konsistensi lebih penting dari sekadar aplikasi
Nurlin menilai, pada akhirnya, yang paling penting dalam pencatatan keuangan bukanlah aplikasi yang digunakan, melainkan kebiasaan mencatat secara rutin. Langkah sederhana seperti mencatat pemasukan dan pengeluaran setiap hari dapat membantu pelaku usaha memahami kondisi bisnisnya dengan lebih jelas. Setiap transaksi, sekecil apa pun, perlu dicatat sesegera mungkin agar saldo tetap akurat. Gunakan format pencatatan yang sama setiap hari agar data mudah dibaca dan dianalisis, serta lakukan pengecekan saldo secara berkala dengan mencocokkannya dengan uang yang ada. Selain itu, menyimpan bukti transaksi seperti struk atau nota untuk memudahkan verifikasi jika terjadi selisih.
Dengan pencatatan yang teratur, pelaku UMKM tidak hanya melihat bahwa usahanya ramai pembeli, tetapi juga dapat mengetahui secara pasti apakah usaha tersebut benar-benar menghasilkan keuntungan dan layak untuk terus dikembangkan. [*]
