Ada berapa banyak email, baik yang sudah dibaca maupun belum, di inbox kita? Manajemen email yang baik akan membantu kita bekerja dengan lebih produktif. Mari simak beberapa tips manajemen email untuk merapikan dan mengolah email agar secara efektif. Gmail, salah satu layanan email terpopuler saat ini, akan digunakan sebagai contoh dalam beberapa langkah berikut ini.
1. Hapus yang tak perlu
Mulailah dengan menghapus semua email yang tidak lagi kita perlukan dari inbox, serta dari folder-folder yang sudah kita buat sebelumnya. Termasuk juga dalam hal ini kumpulan newsletter yang sejak dulu kita simpan “untuk dibaca suatu hari nanti”.
Agar kita bisa menghapus secara lebih menyeluruh, di Gmail kita dapat menampilkan semua email kemudian mengurutkannya berdasar tanggal. Mama bisa mulai bekerja dari email yang paling awal.
2. Gunakan folder
Arsipkan semua yang masih kita butuhkan atau yang belum bisa kita hapus saat ini ke dalam folder-folder agar inbox kita tidak dipenuhi oleh email yang sebetulnya tidak perlu kita lihat setiap kali membuka aplikasi email. Gunakan folder dan subfolder sesuai kebutuhan seperti berdasarkan proyek (“Reuni SMA 2021”, “Renovasi Rumah”), organisasi (“Club Jahit”, “Biro Penerjemah”), atau area kehidupan (“Keuangan”, “Sekolah Anak”).
 |
| Folder di GMail disebut sebagai “label” |
3. Filter email secara otomatis
Gunakan filter agar semua email yang masuk secara otomatis dihapus, ditandai sebagai penting/spam, dibintangi, atau disimpan di foldernya masing-masing.
 |
| Filter di Gmail dapat diakses dari menu Kelola Label > Filter dan Alamat yang Diblokir |
4. Unsubscribe
Unsubscribe semua email berlangganan yang tidak lagi kita butuhkan atau yang ternyata tidak pernah sempat kita baca.
5. Matikan notifikasi
Beberapa aplikasi dan layanan internet mengirimkan notifikasi melalui email, misalnya ketika ada update terbaru, ada barang yang terkirim dari marketplace, atau konfirmasi pembayaran. Pilih email notifikasi yang memang benar-benar kita butuhkan, kemudian pergi ke setiap aplikasi dan matikan notifikasi yang tidak ingin kita terima lewat email.
6. Buat strategi merespon email
Strategi menanggapi email akan berbeda-beda sesuai jumlah email yang kita terima setiap hari, tingkat kesibukan, dan jenis aktivitas kita. Berikut ini beberapa strategi manajemen email yang bisa diterapkan, diadaptasi dari Google Blog:
- respon dalam 24 jam meskipun hanya sekadar memberi tahu bahwa kita akan memberikan respon lebih detail di akhir minggu
- batch processing, pilih beberapa waktu dalam sehari untuk membuka dan merespon email dan tutup aplikasi email di luar waktu tersebut
- OHIO (Only Handle It Once). Handle bisa berarti membalas, memforward, menghapus, membuat to do list berdasar email, atau mengarsipkannya. Jika kita belum sempat merespon dengan baik, beri label pada email, misalnya “To Reply” atau “To Organize” agar kita tidak perlu memikirkan lagi di lain waktu respon apa yang perlu kita berikan pada email tersebut.
- Hanya simpan email yang butuh aksi, hapus atau arsipkan lainnya.
- Jangan campur email yang belum dibaca dengan yang sudah. Gunakan pengaturan inbox untuk memisahkannya.
- Gunakan fitur pencarian daripada harus membuka label satu per satu ketika mencari email tertentu.
Semoga tips di atas bisa membantu Mama mengelola email lebih efektif, ya. Selamat beberes!
Artikel ini merupakan bagian dari seri KonMari Gadget.
