10 Netiket Online Meeting

Tidak hanya rapat ataupun telekonferensi, kini juga marak digelar web seminar (webinar) dan berbagai diskusi publik yang digelar lewat berbagai platform online. Pertemuan profesional seolah menjadi lebih santai. Agar online meeting berjalan lancar dan semua peserta merasa nyaman, ada beberapa etika yang perlu diperhatikan.

Hal ini untuk mencegah suara-suara lain masuk dan mengganggu peserta meeting lainnya.

Beri kabar lewat WhatsApp, email, atau sarana komunikasi lainnya jika ternyata Mama terlambat bergabung di online meeting yang sudah dijadwalkan. Dengan begitu, peserta lain bisa memutuskan apakah meeting bisa dimulai tanpa menunggu Mama dahulu.

Soal menyalakan kamera atau tidak, hal itu bergantung pada aturan main yang ada. Jika atasan tidak mengharuskan kamera dinyalakan, Mama bisa matikan kamera. Jika harus menyalakan kamera, usahakan mengenakan pakaian rapi sehingga tetap tampak profesional.

Gunakan fitur chat atau “Raise Hand” pada Zoom untuk menginformasikan kalau Mama harus meninggalkan meeting sebentar dan akan segera bergabung kembali.

Ini penting jika forum pertemuan virtual ini diikuti oleh banyak peserta yang belum saling mengenal, misalnya di forum webinar atau diskusi publik.

Suara latar yang terlalu berisik bisa mengganggu jalannya pertemuan. Pilih posisi yang tidak terlalu berisik dan minim gangguan. Kalau perlu, Mama bisa menutup jendela agar suara bising dari luar tidak ikut masuk.

Sambungan yang tidak lancar akan menghambat pertemuan. Orang lain jadi tidak jelas mendengar suara Mama. Sebaliknya, Mama juga tidak jelas mendengar orang lain berbicara. Ada baiknya mencoba sambungan sebelum pertemuan dimulai. Jika saat bicara sambungan terputus-putus, Mama bisa keluar lalu bergabung kembali dengan sinyal yang lebih baik.

Agar pertemuan tetap efektif dan efisien, semua peserta online meeting harus mematuhi aturan dan agenda yang sudah ditetapkan. Fokus pada agenda pembicaraan yang sudah disusun. Jika ada hal lain di luar agenda yang perlu dibicarakan, tunggu sampai semua agenda selesai.

Moderator bertugas menjaga agar pertemuan berjalan sesuai dengan jadwal dan agenda. Moderator juga menjaga agar semua peserta mengikuti aturan yang ditetapkan. Ia harus mengarahkan jika pembicaraan mulai melebar.

Meski tidak bertatap muka, sangat penting memberi perhatian penuh pada online meeting. Sebaiknya tidak membuat gestur yang menunjukkan Mama sedang mengantuk atau bosan. Hindari melakukan gerakan-gerakan yang mengganggu peserta lain. Sebaiknya juga tidak sambil makan dan minum, apalagi jika pertemuan itu diikuti oleh klien.

Ada baiknya Mama menggunakan earphone agar suara terdengar lebih jelas. Meminta lawan bicara mengulang-ulang ucapannya bisa membuat tidak nyaman.

Semoga netiket ini bisa membantu Mama agar online meeting bisa berjalan lancar dan menyenangkan ya!